Sosialisasi Kearsipan Dilaksanakan secara Virtual
Penyimpanan dokumen merupakan hal terpenting bagi sebuah lembaga. Untuk merapikan semua dokumen yang dimiliki, Dinas Kesehatan Provinsi Bali melaksanakan Sosialisasi Jadwal Retensi Arsip (JRA), Jumat, 10 Juli 2020, pukul 09.00 Wita – selesai secara virtual, dan diikuti oleh semua Kepala Seksi serta Kepala Sub Bagian Dinas Kesehatan Provinsi Bali.
Acara tersebut dipandu Kepala Sub. Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Kesehatan Provinsi Bali, I Wayan Suela, SE serta menghadirkan narasumber Drs. Ida Bagus Oka Suata, MAP dari Dinas Kearsipan Provinsi Bali.
Dalam pertemuan tersebut, I Wayan Suela menyampaikan kepada semua Sub Bagian maupun Seksi, agar mengikuti arahan yang disampaikan narasumber dari Dinas Kearsipan. “Saya berharap, semua bagian menyimpan arsip dengan baik dan rapi. Dan tentunya harus sesuai dengan standar yang nanti diberikan narasumber kita”, katanya.
Suela juga menambahkan, kalau ada arsip yang belum tertata, maka masing-masing sub bagian yang memiliki arsip tersebut, harus mulai menatanya, mulai dari penyimpanan, penempatan arsip agar tidak rusak serta yang lainnya.
“Saya mengingatkan, semua Sub Bagian dan Seksi agar mulai melaksanakan pengarsipan dan menyimpan semua dokumen dengan baik. Kalau ada yang belum tersimpan, mohon dipikirkan tempat penyimpanannya, bentuk penyimpanan serta kode penyimpanannya. Sehingga bisa dicari dengan cepat apabila dibutuhkan”, ujarnya.
Sementara itu, Ida Bagus Oka Suata, MAP dari Dinas Kearsipan Provinsi Bali memberikan beberapa panduan serta tata cara mengarsipkan sebuah dokumen penting yang dimiliki Dinas Kesehatan. “Saya bisa gambarkan, kalau pengarsipan ada di Provinsi, maka itu disebut dengan pengarsipan unit 1. Sedangkan di Dinas disebut pengarsipan unit 2. Kalau UPTD siap, maka kita bisa saja membuat pengarsipan unit 3”, katanya.
Bagi dokumen yang belum terarsipkan, ungkap Ida Bagus Oka Suata, hendaknya mulai dipikirkan tempat mengarsipkannya. “Bukan saja tempatnya, tapi perlu dipikirkan juga bentuk arsip yang akan dipakai serta bagaimana merawat agar arsip tersebut bisa utuh nanti”, jelasnya.
Ida Bagus Oka Suata juga menambahkan, tujuan pengarsipan ini tidak lain adalah mempermudah pencarian data yang dimiliki suatu lembaga. Sehingga kalau terjadi sesuatu yang tidak diinginkan, maka arsip kejadian tersebut bisa dicari dengan cepat,”katanya.
Khusus untuk dokumen yang akan dimusnahkan lanjut Ida Bagus Oka Suata, maka semua data yang ada dimanapun jika sudah memenuhi Jadual Retensi Arsip dapat dimusnahkan. Dan Berita acara pemusnahan itulah yang bisa dipergunakan sebagai bukti sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang, tegas Ida Bagus Oka Suata. (HUMAS DINAS KESEHATAN PROVINSI BALI)
